Nieuws

Efficiëntie verbeteren, kosten verlagen, betere resultaten

De immer voortdurende zoektocht naar verbeterde efficiëntie en resultaten voor cliënten, brengt advocatenkantoren geregeld naar IT Factor. Legal & Tech duikt met Hendri van Norden (ICT Concept) en IT Factor founders, Tjeu Cox en Remco Visser, in de wereld van Artificial Intelligence, data-driven decision making en legal tech.

Wat doet IT Factor Consulting precies?

Tjeu: ‘Wij helpen advocatenkantoren professionaliseren met behulp van IT. Zo geven we IT en legal tech advies, bouwen we intranetten op SharePoint en bouwen we dashboards in Power BI met data uit praktijkmanagement- en administratiesystemen. We geven de laatste maanden ook veel advies en presentaties over de ontwikkeling van AI in de advocatuur en de potentiële impact ervan.’

Wat zijn de belangrijkste vragen die kantoren jullie stellen op het gebied van Microsoft 365?

Remco & Tjeu: ‘Vragen gaan vaak over de IT-leverancier of cloud service provider. Kantoren stellen vragen als “Hoe kunnen we Microsoft 365 beter inzetten? Betalen we al voor SharePoint of moeten we dat apart afnemen? Is SharePoint veilig? Waar staan mijn data opgeslagen? Onze cliënten werken volledig In Microsoft Cloud, waarom wij nog niet?” We zien daarin echt een ontwikkeling.’

Veel kantoren werken al, bewust of onbewust, met onderdelen uit de MS 365 suite. Hoe zorg je ervoor dat ze ook de verborgen pareltjes zoals SharePoint, Power BI en kleinere apps zoals Bookings en Forms gaan inzetten om efficiënter te werken?

Tjeu: ‘Veel kantoren hebben geen idee wat Microsoft 365 in het pakket heeft zitten. Natuurlijk werken ze wel met PowerPoint, Excel, Outlook en Teams, maar de rest kennen ze niet. Er zit echter zoveel in het pakket. We krijgen wel vaker de vraag: “Kennen jullie nog goede legal tech voor dit probleem?” Dan zeggen wij; ‘Kijk eerst eens wat Microsoft 365 aanbiedt, voordat je weer een groot bedrag per maand gaat betalen voor een nieuwe tool, wat eigenlijk al in het pakket zit waar je voor betaalt’.

Hendri: ‘Ik hoor het ook vaak. Ze hebben al een heleboel, maar ze hebben eigenlijk geen idee wat ze allemaal hebben’. Remco beaamt dit en vult aan: ‘Precies, het is echt een kwestie van informeren en bewustmaken dat je meer kan halen uit de dienst waarvoor je betaalt.’

Hoe belangrijk is het dat jullie binnen projecten aan tafel zitten met een systeembeheerder die bekend is met MS 365? En andersom, wat betekent het voor een systeembeheerder als ICT Concept wanneer een partij als IT Factor Consulting aan tafel komt?

Tjeu: ‘Essentieel, het kan niet zonder elkaar. Wij kunnen niet goed ons werk doen zonder een goede Microsoft 365 beheerder.’ Remco vervolgt – ‘We zien dat er bij ICT Concept veel kennis is over Microsoft 365. Kantoren kunnen wij daardoor snel en soepel helpen. ICT Concept heeft daarin echt stappen gemaakt.’

Hendri: ‘Gezien vanuit het perspectief van ICT Concept in relatie tot bijvoorbeeld IT Factor, merk je dat het breder gedragen wordt als meer dan één partij aanmoedigt de stap te maken naar het 365 portfolio. Dan zien kantoren ons (ICT Concept, red.) toch nog als de technische specialisten en IT Factor meer als adviseurs. Daarin versterk je elkaar en kunnen kantoren grote stappen voorwaarts maken.’

Welke rol gaat technologie zoals Copilot spelen op Nederlandse advocatenkantoren?

Remco: ‘Een hele grote rol! ChatGPT kan bijvoorbeeld al heel veel toevoegen, vooral voor niet-juridisch werk. Als een versie van GPT – het Large Language Model achter o.a. ChatGPT - straks ook nog eens in Word en de rest van de Microsoft producten zit door middel van Microsoft Copilot, dan zal je zien dat de productiviteit door het dak gaat.’

Tjeu: ‘Advocaten zijn zich over het algemeen wel bewust van de komst van AI-toepassingen. Wanneer we presentaties geven over Generative AI of Copilot in de advocatuur, dan willen kantoren daar vaak snel mee aan de slag. Maar ja, om dat fatsoenlijk te kunnen doen moet de IT-infrastructuur wel op orde zijn.’

Remco vervolgt: ‘Als je nagaat dat het nog niet eens een jaar geleden is dat ChatGPT werd gelanceerd en nu Copilot al wordt uitgerold binnen de Microsoft Suite, dan het gaat toch wel heel rap. Belangrijk is voor nu dat er een policy wordt gemaakt binnen advocatenkantoren, hoe ermee om te gaan.’

Stel dat je de adoptie van MS 365 oplossingen wil verhogen, maar de mindset is niet bij iedereen aanwezig, hoe ga je er daar als kantoor dan mee om?

Remco: ‘De benodigde mindset is de wens voor een professionalisering van het advocatenkantoor.’ Hendri vult aan: ‘Het is een gemeenschappelijk doel met IT Factor om nieuwe technologie in advocatuurlijk Nederland in de eerste instantie gewoon klein te omarmen en van daaruit uit te bouwen en te kijken van ‘wat gaat voor jouw kantoor werken?’. Het gaat hier om technologie wat het werken gemakkelijker maakt en daarmee dus ook efficiënter.’