Referentie: Vanuit een stevig ICT-fundament bouwt Van Campen Liem aan groei

Van Campen Liem is een advocatenkantoor dat sinds de oprichting een ongekend grote groei heeft doorgemaakt. De juridische dienstverlening van dit kantoor staat bekend als subliem. Tijd voor een gesprek met Karen Althoff en Menno van der Klein over thuiswerken, tijd schrijven en Business Intelligence.

Van Campen Liem optimaliseert, sinds de oprichting in 2012, haar samenwerking met cliënten voortdurend. Inmiddels bouwen er, vanuit Amsterdam en Luxemburg, ruim 80 medewerkers aan langdurige klantrelaties. Het team zet zich in om de kwalitatieve juridische service, waar het kantoor om bekend staat, continu te verbeteren. Lexxyn Groep Partners Clip Consultants en ICT Concept helpen het kantoor bij deze missie. ‘Een stabiel ICT-fundament zorgt dat je je met plezier kunt focussen op je dienstverlening,’ aldus Karen Althoff, officemanager van Van Campen Liem.

Selectietraject

Karen: ‘Direct bij de start in 2012 keken we uit naar een tijdschrijfapplicatie. We kwamen allemaal van een top-5 kantoor af en waren gewend dat we hierin gefaciliteerd werden. Nu mochten we zelf op zoek.’ Er werden twee partijen uitgenodigd en na een grondig vergelijk werd CClaw van Lexxyn Groep Partner Clip Consultants geselecteerd. De eenvoud van het systeem en het feit dat CClaw specifiek ontwikkeld is voor de advocatuur gaven de doorslag. Bovendien kwam deze applicatie ook prijstechnisch goed uit de bus. ‘Kortom, aan alle eisen die we destijds stelden werd ruimschoots voldaan,’ aldus Karen.

Geen poespas

CClaw wordt nog steeds dag in dag uit gebruikt. Menno (CFO/Controller van Van Campen Liem): ‘CClaw is een systeem dat doet wat het belooft: dossiers beheren en tijd schrijven. De applicatie is intuïtief. Het biedt de functionaliteiten die we in de basis nodig hebben, zonder poespas.’ Bovendien wordt het contact met het team van Clip Consultants door het kantoor als prettig ervaren. Van Campen Liem kent deze leverancier als een kleine organisatie met een stabiele personeelsbezetting. Menno: ‘Alle medewerkers kennen ons persoonlijk. Dat werkt snel en efficiënt in het geval van vragen.’

Tijd schrijven

Vanuit zijn rol als CFO en controller is het voor Menno van belang dat er goed en gedetailleerd tijd geregistreerd wordt door de advocaten. Hiervoor wordt door alle fee earners CClaw gebruikt, waarbij een gedeelte ook de mobiele tijdschrijf app inzet. ‘Door de - terechte - beveiliging die de app kent hebben we nog niet iedereen zo ver gekregen hoor’, zo grapt Menno. Accuraat tijd schrijven is volgens Menno niet alleen noodzakelijk om duidelijke declaraties te versturen, maar ook om zuivere rapportages te draaien.

‘Binnen CClaw wordt veel data verzameld, die voor ons kantoor van onschatbare waarde is. Deze gegevens gaan ons in de toekomst helpen om onze dienstverlening nog verder te verbeteren.’ 

Business Intelligence

CClaw helpt Menno om snel managementrapportages te verkrijgen, die inzicht geven in de financiële status van het kantoor. Menno: ‘Bovendien maak ik zelf, op basis van de beschikbare data in CClaw, rapportages op maat. Dat is handwerk, dus ik kijk met smart uit naar de Business Intelligence (BI) tool waar Clip Consultants aan bouwt.’ 

Menno wil in de toekomst meer met de ruwe data gaan doen. Hij wil de diepte in, dwarsverbanden leggen en nieuwe inzichten krijgen. ‘Binnen CClaw wordt veel data verzameld, die voor ons kantoor van onschatbare waarde is. Deze gegevens gaan ons, met behulp van de BI-tool, in de toekomst helpen om onze dienstverlening nog verder te verbeteren. Niet op basis van onderbuikgevoel, maar op basis van feiten.‘

‘Een migratie brengt altijd uitdagingen met zich mee, maar zoals met alles is het maar net hoe je het oplost.’

Werken in de cloud

In 2015 wilde Van Campen Liem de overstap maken van een fysieke server op kantoor naar een cloudomgeving. Als argumenten hiervoor werden prettig thuiswerken en een moderne werkwijze aangevoerd, waarbij het kantoor geen hoge investering voor een nieuwe serveromgeving hoefde te doen. Het kantoor kwam in contact met ICT Concept en er werd besloten de omgeving met behulp van deze IT-partij te migreren naar de cloud. Karen: ‘Dat ging destijds niet zonder slag of stoot, dat zal ik niet onder stoelen of banken steken. Een migratie brengt altijd uitdagingen met zich mee, maar zoals met alles is het maar net hoe je het oplost.’

ICT Concept liet zien dat ze klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft. ‘ICT Concept wilde maar één ding: dat wij echt tevreden zouden zijn. En dat is gelukt. Inmiddels zit een teamlid van ICT Concept iedere maandag bij ons op kantoor, dicht bij het vuur. ICT Concept is een onmisbaar onderdeel geworden van onze bedrijfsvoering en denkt actief mee in al onze ICT-vraagstukken.’

Veilig (thuis)werken

Het neerzetten van dit stevige ICT-fundament heeft ertoe geleid dat er nu, vanuit iedere willekeurige plek, in de cloud gewerkt wordt. Dossiers in CClaw zijn overal toegankelijk en bewerkbaar. Een dossier inkijken, tijd registreren of een factuur opzoeken; alle handelingen worden veilig en snel uitgevoerd. Menno: ‘Dit leidt uiteindelijk tot maximale flexibiliteit.’

24/7 bereikbaar

Het gehele kantoor werkt met plezier binnen de bestaande IT-omgeving, ook vanuit huis. Het ICT-fundament staat als een huis. Het management is tevreden, net als de medewerkers en de cliënten. Karen: ‘Is er eens een probleem dan sturen we, zelfs in de avond, een appje en dan wordt het opgelost. Hierdoor kunnen advocaten ook zorgeloos thuis doorwerken en houden we de cliënt gelukkig.

‘Deze twee Lexxyn Groep partners weten elkaar, zonder vingerwijzen, te vinden. Als er een probleem is kunnen we altijd op beide partijen rekenen.’