Blog - Workspace: Door één raam het hele bos zien

Blog - Workspace: Door één raam het hele bos zien

13/09/2019 -

Auteur: Hendri van Norden, Directeur Sales en Marketing ICT Concept.

Hoeveel applicaties gebruikt uw organisatie om het dagelijkse werk te doen? Uit onderzoek blijkt dat kleine en middelgrote bedrijven gemiddeld 73 applicaties gebruiken. Dit kunnen kantoorapplicaties als Outlook, Word, Excel of online vergadertools zijn, maar ook meer vakspecifieke tools voor de financiële administratie, CRM- of de praktijkmanagementsoftware. Er is vaak een wirwar aan applicaties en daaraan verbonden gebruikersaccounts ontstaan dat men door de bomen het bos niet meer ziet. Zou het niet mooi zijn als iedereen in de organisatie het hele bos weer vanuit één raam kan zien?

Gebruikersgemak voorop

Wie ’s ochtends binnenkomt en zijn of haar computer opstart heeft, voor er echt gewerkt kan worden,  gevoelsmatig vaak al 10 gebruikersnamen en wachtwoorden ingevuld. Idealiter ziet u na het eenmalig inloggen op de computer een persoonlijk dashboard of een zogenaamde Workspace. In de Workspace kan dan elke relevante applicatie worden gestart zonder extra in te moeten loggen, en wordt alle relevante informatie zoals nieuwe e-mails, het nieuws, SharePoint berichten, Teams updates, en de agenda voor die dag getoond.

Men ziet alleen de applicaties die voor zijn of haar rol relevant zijn. Hij of zij hoeft ook niet meer voor elke applicatie een aparte log-in en wachtwoord te onthouden. Men heeft via één centraal punt toegang tot alle relevante taken en bedrijfsmededelingen en dat ook nog eens in een eigen huisstijl. Het bos is weer zichtbaar geworden door alleen de belangrijkste bomen te tonen.

Gemak voor de beheerder

Ook voor de IT-verantwoordelijke levert het werken met een Workspace een hoop voordelen op. Zo is het mogelijk om op basis van rollen medewerkers toegang geven tot groepen applicaties. Komt er bijvoorbeeld een nieuwe secretaresse bij of is er een uitbreiding bij finance? Dan is door het koppelen van de medewerker aan de hierbij horende rol de toegang automatisch geregeld. En ook bij het uit dienst treden van een medewerker bespaart een Workspace u veel tijd. Een kwestie van slechts één gebruiker  deactiveren om toegang tot alle deelapplicaties te blokkeren.

Een veel gehoorde beveiligingsvraag die wij krijgen is: Wat als een gebruiker zijn wachtwoord verliest en deze in verkeerde handen valt, zijn dan gelijk alle applicaties toegankelijk? Hoewel dit wel degelijk een zorg is en ook waar is, is een ander weetje minstens zo relevant. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 25% van de gebruikers nu al hetzelfde wachtwoord gebruikt voor alle zakelijke applicaties. In werkelijkheid wordt het risico op een datalek of hack door wachtwoordverlies met het gebruik van een Workspace juist kleiner gemaakt. Want wanneer een wachtwoord onverhoopt op straat ligt hoeft dit op nog maar één plek gewijzigd te worden, in plaats van bij iedere losse applicatie met het risico dat er nog één vergeten wordt ook.


Weten welke voordelen een Workspace omgeving voor uw organisatie oplevert? Neem contact met ons op, wij lichten onze oplossing graag persoonlijk toe.