Nieuws

Gouden tip voor accountants: automatiseer deze drie overeenkomsten en verbeter uw concurrentiepositie

Als accountant bent u verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van diverse overeenkomsten voor uw klanten. 90% van deze werkzaamheden is standaard en kan met de technologie van nu eenvoudig worden geautomatiseerd. Hierdoor houdt u meer tijd over voor advisering bij complexere vraagstukken. Precies om die reden is de Modellengenerator binnen de accountancy populair. Welke drie overeenkomsten binnen deze sector zijn het meest favoriet om te automatiseren en als smart contract in te zetten?

Razendsnel overeenkomsten maken

Met de Modellengenerator maakt iedereen in nog geen 15 minuten tijd een professioneel juridisch document van topkwaliteit, foutloos. Dit gebeurt aan de hand van geautomatiseerde, interactieve vragenlijsten die u door de overeenkomst heen loodsen. U kunt met meerdere collega’s tegelijkertijd aan hetzelfde model werken en houdt controle op de inhoud. Ook heeft u daarbij de garantie dat de modellen altijd juridisch up-to-date zijn en dat de actuele wet- en regelgeving zijn verwerkt.

De drie meest populaire overeenkomsten om geautomatiseerd op te stellen

1. Arbeidscontract
Tachtig procent van de contracten die met een contractgenerator worden opgesteld, zijn arbeidsovereenkomsten. Dit komt doordat er binnen de arbeidsrechtelijke contracten veel variatie is. Zo zijn er contracten voor onbepaalde- en bepaalde tijd, en voor 0-uren. Ook worden er op grote schaal stagecontracten en vaststellingsovereenkomsten gemaakt. Deze dienen allemaal, ook rekening houdend met het groeiend aantal expats, in meerdere taalversies beschikbaar te zijn.

Een arbeidscontract vraagt veel maatwerk en is voortdurend aan wetgeving, en veranderingen in de markt, onderhevig. Het pluspunt van het inzetten van een geavanceerde tool is dat aan alle variabelen wordt gedacht. U genereert als accountant, of ondersteunende medewerker, een arbeidscontract voor uw eigen organisatie of die van uw klant aan de hand van een beslisboom. Op basis van aangeleverde medewerkersdata, of data vanuit applicaties zoals Nmbrs, wordt een overeenkomst gecreëerd. Welke beslisboom u volgt, is afhankelijk van het type contract dat u in eerste instantie heeft gekozen om te gaan opstellen.

Binnen een mum van tijd staat uw overeenkomst foutloos en volgens de allerlaatste richtlijnen en wetgeving als een huis. Zijn er mutaties die kennis en advies op maat vereisen? Dan kan een accountant zelf, of in samenwerking met een jurist, persoonlijk advies verlenen.

2. Opdrachtbevestiging
Binnen de opdrachtbevestiging maakt u, aan de hand van een standaard workflow binnen de Modellengenerator, eenvoudig een juridisch kloppende bevestiging. Met als groot voordeel dat er standaard een Wwft check wordt uitgevoerd. Binnen deze check worden het UBO-register, en tal van andere databases, geraadpleegd. Ook degenen die nog niet in het UBO-register zijn opgenomen, proberen we te achterhalen, zoals via jaarrekeningen. Daarbij wordt onder andere gecheckt of iemand een PEP (Politically Exposed Person) is of dat iemand bijvoorbeeld slecht in het nieuws is gekomen.

Het systeem doorzoekt een BV en alle structuren daarboven mochten die er zijn. Eerst via de KvK tot aan natuurlijke personen. Alle betrokkenen worden door de Modellengenerator onderzocht, in kaart gebracht en getoond. Op basis van deze resultaten kunnen kantoren zelf de afweging maken of verder rechercheren op zijn plek is. Meer over wat de Modellengenerator precies voor u checkt, leest u in dit blog.

3. Aandeelhoudersovereenkomst
Binnen de Modellengenerator wordt veel gebruik gemaakt van de geautomatiseerde aandeelhoudersovereenkomst. Oftewel, de aandeelhoudersovereenkomst als smart contract. Bij een dergelijke overeenkomst zijn de mogelijke partijverhoudingen vaak wisselend. Daarnaast varieert de inhoud van een aandeelhoudersovereenkomst van enkele afspraken, tot een complex contract van meerdere pagina’s. Vanwege de variabele invulling en de grote keuzevrijheid, is het smart contract zo ingericht dat u naar smaak onderdelen kunt selecteren en hier verdere invulling aan kunt geven. Hiermee wordt uw keuzevrijheid gewaarborgd.

In deze geautomatiseerde aandeelhoudersovereenkomst kunt u artikelen over aandelen, bestuur- en bedrijfsvoering opnemen en deze verder aanpassen naar uw eigen voorkeur en de klant specifieke situatie. Wanneer u minder bekend bent met het jargon, kunt u dit aangeven en worden begrippen voorzien van een heldere uitleg. Deze manier helpt u om de kenmerkende afspraken van de vennootschap die u bijstaat op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier op te stellen.

Een extra pluspunt voor accountants

Het auditfile
Het opstellen van contracten valt onder uw verantwoordelijkheid. Door te werken met geautomatiseerde overeenkomsten, kunt u ervoor kiezen om contractgeneratie over te laten aan ondersteunend personeel. U wilt daarbij als eindverantwoordelijke wel de inhoud controleren. Wat als het een overeenkomst van zeventien pagina’s betreft? Uw tijd is te kostbaar om al deze pagina's stuk voor stuk na te kijken. In de auditfile ziet u in één oogopslag de keuzes die in de beslisboom zijn gemaakt. Hieruit maakt u direct op welke gegevens zijn getoetst en vindt u de variabelen die zijn ingevuld. Dit betekent dat u in enkele minuten het volledige contract controleert.

Vindt u een fout? Dan kunt u via de Jumplist het specifieke onderdeel opzoeken en direct aanpassen. Een variabele kan, zeker bij berekeningen, behoorlijk doorwerken. Past u via de jumplist functie iets aan in het contract, dan volgen alle relevante onderdelen van het contract automatisch.

In ons artikel: De jumplist: ogenschijnlijk kleine functie maakt groot verschil, geven wij twee voorbeelden van het gebruik van de jumplist bij een correctie.

Alle voordelen van het automatiseren van contracten op een rijtje.

• Iedereen werkzaam binnen het kantoor, kan een contract opstellen.
• Een accountant kan altijd, aan de hand van een auditfile, een eindcheck doen.
• Een contract wordt foutloos gegenereerd, en dat binnen enkele minuten.
• Overeenkomsten voldoen aan de laatste wetgeving en marktontwikkelingen.
• Uw klant krijgt foutloos maatwerk, ook Engelstalig, tegen een vast bedrag.
• Koppeling met Nmbrs®.
• Snelle en uitgebreide PEP-check en bestuurdersuitvraag.
• Eenvoudig voldoen aan de Wwft-wetgeving.
• Door het automatiseren van werk, is er meer tijd over voor andere activiteiten.

Bent u werkzaam in de accountancy en benieuwd naar de toegevoegde waarde van de Modellengenerator voor uw kantoor? Plan een demo in voor een persoonlijke uitleg.