Kantoor van de toekomst van waarde voor de juridische praktijk

Kantoor van de toekomst van waarde voor de juridische praktijk

09/07/2018 -

Het kantoor van de toekomst, ontworpen en gebouwd door de Lexxyn Groep, werd op PLEIT2018 opengesteld. In deze kantoortuin - met technologie in de hoofdrol - werd zowel een hedendaags kantoor als een kantoor van de toekomst virtueel nagebootst. Frank Sijpkes (ICT Concept en Lexxyn Groep) vertelt over het succes van deze virtuele kantoortuin. 

Kantoor van de Toekomst

Al ver voor PLEIT2018 brainstormde de Lexxyn Groep als hoofdsponsor over haar rol op PLEIT2018 en de invulling die zij aan het event wenste te geven. Uit de evaluatie van de vorige editie kwam sterk naar voren dat juridische kantoren op zoek zijn naar antwoorden op twee vragen: Hoe ziet de ideale werkomgeving er voor een moderne juridische expert in de praktijk uit? Hoe verbetert hedendaagse technologie het huidige juridische werkproces?

Show don’t tell 

Kantoor van de Toekomst

Met dit in het achterhoofd ging de Lexxyn Groep met een werkgroep, waarvan Frank deel uitmaakt, aan de slag. De werknaam ‘kantoor van de toekomst’ werd direct de kapstok om aan dit concept te bouwen. Hierbij werd het credo ‘show don’t tell’ als uitgangspunt genomen. Frank: “De Lexxyn Groep vond het belangrijk gehoor te geven aan de wens om technologische ontwikkelingen tastbaar te maken. De werkgroep wilde niet teveel vertellen, maar vooral veel laten zien. Zeker als het om buzzwords gaat zoals blockchain, AI en VR; die maak je interessant en relevant door ze te laten zien in de dagelijkse praktijk.”

Vroeger en nu 

Kantoor van de Toekomst

Gedurende het ontwerpproces werd gekozen om de boodschap aan de hand van een tijdlijn te vertellen; te beginnen in 1998 en te eindigen in de nabije toekomst. Zo werd het kantoor van de toekomst ingedeeld in drie tijdvakken: het kantoor van vroeger, het moderne kantoor van nu en het juridische kantoor van de toekomst. Terug in de tijd ging je met de aanblik van een oude pc en telefoon. Een gevoel van de toepasbaarheid van hedendaagse techniek kreeg je door een duidelijk vormgegeven animatie. 

Deze animatie werd aangevuld met een demo-omgeving, waarin alle door de Lexxyn Groep aangeboden applicaties geïntegreerd getoond werden. Frank: “Dit leidt tot een optimaal gestroomlijnd werkproces. Succesfactor hierbij was dat de bezoeker de vele smaken die door de Lexxyn Groep Partners worden aangeboden naast elkaar kon zien: zo werden onder andere DMSforLegal, CClaw, NEXTmatters en NEXTassyst getoond, inclusief de verschillen. Maar ook hoe je bijvoorbeeld automatisch vanuit de genoemde applicaties tijd kunt schrijven of registreren gekoppeld aan dossiers of cliënten. De integratie van telefonie van Helder Telecom & ICT met de CRM modules van de diverse applicaties en de mogelijkheden die BigHand biedt zoals het besturen van je pc met je stem waarbij je gesproken gespreksverslag wordt omgezet naar tekst, zorgen voor efficiëntie in het dagelijkse werk. Tot slot werkt met ICT Concept en Cloud Concept het hele kantoor veilig op moderne werkplekken en tijd- en plaats onafhankelijk in de cloud.”

VR-brillen en HoloLens 

Kantoor van de Toekomst

PLEIT-bezoekers namen een kijkje in de toekomst door een VR-bril en de HoloLens van Microsoft. Virtuele Avatars leidden de geïnteresseerden naar een bibliotheek om door dossiers te bladeren of voerden een virtueel kennismakingsgesprek. En ook de Dutch Blockchain Coalition was aanwezig om de bezoekers in een spelvorm te informeren over de toepasbaarheid van blockchain; nu en in de toekomst. Bezoekers konden zo innovaties in de praktijk testen en zelfs helpen verbeteren.

Funfactor

Het kantoor van de toekomst moest ook een zekere ‘funfactor’ hebben. Om die reden waren er ook veel gadgets te zien, zoals intuïtieve whiteboards en interactieve beamers. “De Lexxyn Groep ziet het als haar taak om techniek leuk te maken en te benaderen vanuit de kansen,” aldus Frank. “Werkprocessen kunnen met technologie maximaal geoptimaliseerd worden en het kantoor van de toekomst laat zien hoe. De Lexxyn Groep heeft niet als doel de toekomst te dicteren, maar zij faciliteert wel om erover na te denken. De Lexxyn Groep laat ballonnen op, doet suggesties en hoopt daarmee te prikkelen.” 

“Zo zou je met de technologische mogelijkheden best eenvoudig het intake-proces - dat nu veel tijd in beslag neemt - kunnen robotiseren. Maar je kunt ook denken aan virtueel vergaderen, dossiers doorzoeken of samen aan processtukken werken. De toekomst biedt alternatieve manieren om met informatie om te gaan en het is interessant om over de toepasbaarheid na te denken.”

Het kantoor van de toekomst een blijvertje? 

Kantoor van de Toekomst

Als het aan de Lexxyn Groep ligt is het kantoor van de toekomst zeker een blijvertje. Het kantoor gaat verder ontwikkeld en uitgebouwd worden en dienen als belevingscentrum voor de sector. Het wordt dé plek waar het juridische domein met elkaar en de Lexxyn Groep brainstormt over de toekomst van Legaltech. Frank sluit af: “De Lexxyn Groep kan haar expertise op een tastbare manier delen, wat kantoren in staat stelt om meerjarige IT-plannen doordachter vorm te gegeven. Maar bovenal geeft het kantoor van de toekomst energie om aan de slag te gaan met innovatie.”

Over Frank Sijpkes

 Frank is al ruim 20 jaar werkzaam in de ICT-sector.
Ooit begonnen vanuit een interne adviseursrol, waarna hij er al snel achter kwam dat hij een bijzonder talent bezat: de kracht om technologie te vertalen naar waarde.

  
Meer over Frank Sijpkes: https://lexxyn.nl/frank-sijpkes