Nieuws

Impactvolle overstap Caminada Notarissen

‘We spreken ze nooit meer’

De keuze van Caminada Notarissen - om over te stappen op nieuwe kantoorsoftware én een nieuwe IT-leverancier - had een positieve impact. Het kantoor selecteerde NEXTassyst van NEXTlegal als kantoorsoftware en ICT Concept als systeembeheerder. De redenen om met ICT Concept in zee te gaan, werden de korte lijnen met NEXTlegal en een heldere offerte genoemd. De samenwerking is zo prettig dat het enige dat tegenvalt het minimale contact met ICT Concept is. ‘We hebben ICT Concept nooit meer aan de lijn. Dat is een goed teken.’

Wisseling van de wacht

Onlangs besloot het kantoor het oude softwaresysteem, dat niet meer kon voldoen aan de hedendaagse wensen, te verwisselen voor NEXTlegal. Astrid van Steenderen (notaris bij Caminada): ‘We willen in de toekomst stapsgewijs digitaal werken verder doorvoeren en dit was een perfecte stap in de goede richting. Zowel een notaris die graag met papier werkt, als de wat meer digitaal georiënteerde medewerker; iedereen kan met de nieuwe omgeving overweg.’

Om deze nieuwe kantoorsoftware maximaal tot zijn recht te laten komen, werd er ook gekozen voor een nieuwe systeembeheerder. Via NEXTlegal kwam Caminada in contact met ICT Concept.

Wim Bronkhorst (boekhouder bij Caminada): ‘Korte lijnen; daar houden we van. ICT Concept stond daar, zeker in relatie tot de samenwerking met NEXTlegal, om bekend. Het voelde logisch om bij deze club een offerte op te vragen.’

Astrid vervolgt: ‘Specialisten van ICT Concept kwamen langs om kennis te maken en de huidige ICT-omgeving onder de loep te nemen. De offerte die volgde, beschreef exact wat we nodig hadden. Het was geen algemeen verhaal, maar echt toegespitst op onze behoefte. Hierdoor hadden we het vertrouwen dat ICT Concept ons precies begreep.’

ICT Concept zorgt dat Caminada zorgeloos vanuit NEXTassyst in de cloud werkt. Ook vallen onder andere de back up, e-mail exchange inrichting en -beheer, WiFi levering en hardware onder het dienstenpakket. Dit alles is verpakt in maandelijkse Packs om de werkzaamheden tegen een vast bedrag per maand uit te voeren.

Wim: ‘Zo weten we exact waar we aan toe zijn en krijgen we geen losse nota’s.’

Een goede ICT-beheerder: drie belangrijkste kenmerken

Als we Wim vragen waar een goede systeembeheerder aan moet voldoen, antwoordt hij: ‘Continuïteit is van cruciaal belang. We willen geen uitval van lijnen. Mocht er toch een probleem ontstaan dan is het zaak zo kort mogelijk uit de lucht te zijn. Dan kom ik direct op het volgende punt: accuraat handelen. Ik wil dat onze ICT-partij accuraat is met het oplossen van storingen. Daarnaast dienen de ICT-specialisten goed bereikbaar te zijn. ICT Concept voldoet aan al deze gewenste eigenschappen.’

Wat Caminada opvalt, zijn de korte lijnen die ICT Concept hanteert. Zo heeft het kantoor een vast aanspreekpunt. Ook het werken met online tools die worden aangeboden, biedt het kantoor de mogelijkheid om zelf meer te sturen.

Wim noemt als voorbeeld het CloudPortal. ‘Is er een storing of probleem dan meld ik dat in dit portaal. Kan ook telefonisch hoor, maar dat het digitaal kan, werkt voor mij uitstekend. Ook kan ik in dit portal zelf wat kleine ICT-zaken uitvoeren. Als een password is verlopen, pak ik dat zelf op. Ligt er een server- of internetlijn uit, dan zie ik dat hier. Hierdoor kan ik, als ik wil, zelf wat 1e lijns support oppakken. Dat komt de snelheid ten goede.’

Zijn ze er wel?

Astrid: ‘Het mooie is dat we soms het idee hebben dat ICT Concept er niet meer is. Dat is een goed teken, want dat betekent dat alles het gewoon doet.’ Doordat het kantoor continu kan doordraaien, kan het ook een maximale cliëntbeleving nastreven.

Wim: ‘We geven cliënten altijd up to date, real time inzicht in data. Gewoon omdat deze informatie altijd beschikbaar is.’

Een weekend werk

Caminada ging niet direct over naar de cloudomgeving van ICT Concept. Het kantoor maakte de bewuste keuze eerst de overstap naar NEXTassyst op basis van de destijds bestaande omgeving te maken. Zes maanden later volgde de migratie naar ICT Concept.

Wim: ‘Er waren intern wat sceptische geluiden rondom wéér een verandering. Deze verandering van de bestaande ICT-omgeving naar die van ICT Concept was ook een drastische. Gelukkig zei ICT Concept: ‘Wij kunnen dat vrij rap doen. Bovendien verzorgen we dat in één weekend, waardoor jullie er geen last van hebben.’

Het projectmanagement rondom de migratie liep ook heel helder en kordaat. Natuurlijk is er in de loop der tijd weleens een probleem geweest. Maar nooit werd er tussen NEXTlegal en ICT Concept met de vinger gewezen. Problemen worden gewoon opgepakt. Dat geeft rust.’