Nieuws

Verslag Legal IT Talks - De ideale juridische werkplek

In de tiende aflevering van Legal IT Talks gaat Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) met Hendri van Norden (Directeur Sales & Marketing ICT Concept) en Gohar Chaudhry (Business Advisor ICT Concept) in gesprek over de ideale juridische werkplek. We zoomen in op alles wat een jurist nodig heeft om thuis, onderweg en op kantoor de perfecte werkplek te hebben.

De basiselementen van een goede juridische werkplek

Beginnen bij de basis is altijd een goed idee. Daarom neemt Gohar ons eerst mee langs de basiselementen van een goede juridische werkplek. Gohar: “In de meeste kantoren is het werkproces opgebouwd rondom toegang tot een juridische applicatie. Die draait op een server of cloudomgeving, en de jurist moet daar goed en veilig bij kunnen. Daarvoor heb je een werkplek nodig, meestal een PC, laptop of thin client. Die werkplek wordt dan meestal uitgerust met (minstens) twee schermen, zodat men op het ene scherm de mail en agenda kan zien, en op het tweede scherm een document of de juridische applicatie.”

Hendri vult hier op aan met een aantal extra suggesties voor de werkplek waar juristen op moeten letten: “Omdat je als jurist of ondersteuner behoorlijk wat uren op je werkplek doorbrengt, is ergonomie niet te onderschatten. Hoe vaak ik in de praktijk bijvoorbeeld nog stapels pakken papier onder monitoren tegenkom omdat er bij de aanschaf van de monitor niet was nagedacht over de plaatsing of dat deze in hoogte verstelbaar moest zijn, dan is dat gewoon zonde. Het ziet er rommelig uit en met een nette monitorarm kun je de werkplek een stuk netter en ergonomischer maken. Ook raden we mensen aan die met laptops werken, om een docking station te gebruiken. Dan is de laptop met één kabeltje aangesloten op de werkplek en heb je minder kabelrommel op het bureau.”

Verschil tussen goed bedoeld en goed geregeld

Omdat de meeste hardware waar we op kantoor mee willen werken tegenwoordig ook heel snel zelf online te bestellen is, kan het voor kantoren verleidelijk zijn om uit kostenoogpunt bijvoorbeeld een voor consumenten bedoelde laptop (met consumentenprijskaartje) in een webshop te bestellen. Hendri: “Je moet dan ook wel echt zelf alles regelen. Er is dan niemand die met je meedenkt over bijvoorbeeld dat losse toetsenbord wat er bij moest, die monitorarm, beveiliging of extra adapter. En bovendien is er qua levensduur en betrouwbaarheid echt een hoop af te dingen op consumenten hardware in een zakelijke omgeving. Die lager geprijsde laptops zijn goedkoper omdat ze vaak met mindere kwaliteit componenten worden gemaakt en niet gebouwd zijn om dag in dag uit, 8 uur per dag te gebruiken. Dus wil je je medewerkers iets goed en betrouwbaars bieden, in plaats van een paar euro per werkplek besparen, leg je werkplekvraagstuk dan bij een specialist neer. Dan is het gewoon goed geregeld en biedt je je medewerkers ook echt iets goeds.”

Tips per beroepsgroep

Gohar ziet ook nog wel wat verschillen tussen de keuzes die een advocaat, notaris of deurwaarder maakt op zijn werkplek. Gohar: “Je ziet dat advocaten en deurwaarders veel vaker onderweg zijn, en dus meer behoefte hebben aan een lichte en mobiele werkplek. Wat bij die mobiele werkplekken ook wat extra aandacht verdiend, is de beveiliging. Je kunt het risico op diefstal of verlies nooit uitsluiten, dus moet er ook worden nagedacht over zaken als encryptie. De notaris is vaak meer aan kantoor gebonden en zal dus vaker kiezen voor PC’s of thin clients.”

Beveiliging van de werkplek

Nu steeds vaker in de praktijk duidelijk wordt dat verlies of diefstal van gegevens niet alleen gevolgen heeft in de virtuele wereld, komt beveiliging steeds hoger op de agenda. Hendri: “Laten we beginnen bij die mobiele werkplek van de “IT-nomade”. Er zijn wat basics zoals antivirus, firewall en - zoals Gohar al zei - encryptie. Maar ook belangrijk is dat je kunt aantonen dat dit alles geregeld is. Zaken als monitoring, rapportages en asset management kunnen enorm helpen om bij vragen van derden (denk aan een Autoriteit Persoonsgegevens) aan te tonen dat je je zaken op orde hebt. Voor de vaste werkplek geldt, als je het goed geregeld wilt hebben, doe je gewoon hetzelfde als voor de mobiele werkplek. Encryptie lijkt daar geen noodzaak, maar je kunt het risico op inbraak op kantoor ook nooit helemaal uitvlakken.”

Overal effectief werken

Wie veel onderweg is, wil waar hij ook is toegang tot de juiste applicaties en data. Gohar: “Gelukkig hebben we in Nederland de luxe van een goed dekkend mobiel internet netwerk. Dat betekent dat waar je bereik hebt, je veilig bij je data kan als die in de cloud staan. Gebruik daarvoor bij voorkeur je eigen mobiele 4G of 5G verbinding en geen publieke WiFi netwerken. Maar je kunt ook data offline halen voor je op pad gaat, mocht je op een plek komen waar internet echt geen optie is. Let er dan bij het weer online gaan even op dat je geen versieconflicten creëert als de data weer gesynchroniseerd wordt. En voor thuis is het verstand om daar dezelfde hardware neer te zetten als op kantoor. Denk bijvoorbeeld weer aan dat docking station en dezelfde schermen - dat maakt het omschakelen eenvoudig. Als kantoor doe je er goed aan om hardware zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit verlaagt kosten, vereenvoudigd beheer, onderhoud en vervanging bij een defect.”

Bring Your Own Device

Wat doe je als medewerkers zelf hun hardware willen kiezen? Bijvoorbeeld omdat ze liever op een Mac dan op Windows PC willen werken. Hendri: “Technisch gezien is Bring Your Own Device (BYOD) niet zo spannend. Je kunt ook op die apparaten prima de juiste monitoring en beveilingssoftware zetten. Dat maakt standaardiseren wel lastiger, want dan kun je niet meer zomaar voor iedereen dezelfde spullen regelen voor kantoor en thuis. Dan moet je concessies doen door bijvoorbeeld met universele docking stations te werken en de ondersteuning moet wat anders ingeregeld worden. Maar dan is er nog een privacy issue: want wat spreek je af over wat de werkgever allemaal mag eisen van het apparaat en welke monitoring mag je daar op toepassen? Daar moet je goede overeenkomsten voor maken. BYOD is eigenlijk veel meer een P&O vraagstuk, dan een technologie vraagstuk.”

Wat is momenteel hot?

Gohar en Hendri geven allebei nog wat voorbeelden van waar juristen de komende tijd hun werkplek wat extra schwung mee kunnen geven. Gohar: “Wie Windows wil kan in mijn ogen momenteel niet om de Microsoft Surface heen. Zeer stijlvolle lichtgewicht notebooks met als het nodig is, ook behoorlijk wat rekenkracht en accuduur. Sommige modellen zijn zo mobiel als een tablet, met de functionaliteiten van een volledige laptop. Sommige versies hebben zelfs een touchscreen waardoor je er ook makkelijk aantekeningen op kunt maken. En ze zijn nog mooi ook!”

Hendri: “Een hele mooi innovatie die ik nu echt iedereen in de juridische sector aanbeveel, is een oplossing waarbij schermen niet alleen in hoogte kunnen worden versteld, maar tevens in een speciale leesstand gelegd kunnen worden. Uit onderzoek van het Duitse Fraunhofer instituut blijkt dat je informatie beter opslaat als je je hoofd naar beneden kantelt. Met een monitorarm die het scherm in deze leesstand op je bureau kan leggen, kun je dus stukken beter lezen, en gebruik je een touchscreen dan kun je ook gelijk aantekeningen maken of makkelijk door het document scrollen.”

Demonstratie leesstand monitoren

Hendri vervolgt: “Een andere mooie oplossing is de Lenovo Thinksmart Teams Display: een los klein apparaat op het bureau volledig toegewijd aan het gebruik van Teams. Met een ingebouwde camera, microfoon en speaker houdt je hiermee je schermen vrij om te werken tijdens de meeting, en heb je de rest van de dag op een los scherm bijvoorbeeld je agenda of andere Teams zaken paraat.”

Meer weten over de ideale werkplek voor juristen?

Wilt u meer weten over de besproken oplossingen in dit webinar? Neem contact op met Hendri of Gohar voor meer informatie.

Legal IT Talks – Inschrijven & terugkijken

Op deze pagina vindt u een overzicht van eerdere Legal IT Talks. Van iedere Legal IT Talk zijn een opname en verslag beschikbaar die u gratis en zonder registratie kunt terugkijken. Ook kunt u zich hier inschrijven voor volgende Legal IT Talks: https://lexxyn.nl/lexxyn-groep/legal-it-talks